팩스는 스캔된 자료(텍스트 또는 이미지)를, 대개 별도의 전화번호에 연결되어 있는 프린터, 또는 출력장치에 전화 회선을 이용하여 전송하는 것이다. 팩시밀리를 통해 원본 문서가 읽혀지면, 팩스는 이것을 하나의 고정된 그래픽 이미지로 취급하여 비트맵으로 변환한다. 이 디지털 형식에서, 정보는 전화시스템을 통해 전기적인 신호로 전송된다. 수신하는 팩시밀리에서는 이것을 다시 코드화된 이미지로 복원하여, 종이에 인쇄 한다.
오늘날 생산되는 거의 모든 모뎀들은 팩스 데이터를 보내고 받을 수 있는 기능을 가지고 있다. 팩스 모뎀 소프트웨어는 파일이나 화면 이미지로부터 직접 팩스 신호를 만들어 낸다. 비록 텍스트만 들어있는 문서일지라도, 그것은 컴퓨터에 의해 스캔된 이미지로 처리되며, 수신장치에는 비트맵으로 전송된다. 만약 수신자가 메시지를 단지 읽는 것만을 원한다면, 팩시밀리를 통해 메시지를 전송하는 것도 괜찮은 방법이다. 그러나, 만약 그 문서를 수신한 후 내용을 편집해야 한다면, 그것은 OCR 프로그램에 의해 아스키 텍스트로 변환하거나, 또는 수작업으로 일일이 다시 입력해야만 할 것이다. 이렇게 수정이 필요한 문서를 보내는 것이라면, 전자우편 시스템을 이용하는 것이 좀더 효율적인 방법이다. 전자우편 파일은 이미 아스키 텍스트이므로, 편집 프로그램이나 워드프로세서가 있는 사람이라면 누구든지 쉽게 편집할 수 있다.
인터넷은 이제 어떤 경우에 있어서는 팩스를 보내는데 있어 더 새롭고 값싼 방법을 제공한다. 많은 무료 또는 상용회사들이 공중 전화망을 통하지 않고 인터넷을 이용하여 팩스를 보내는 방법을 제공한다. 일부 서비스는 또한 여러 개의 지점으로 마치 방송을 하듯 팩스를 발송할 수 있는 기능도 제공한다.
